Pilots

Cómo elijo un piloto (criterios)

Un piloto es buen candidato si cumple 2–3 de estos puntos:

• es cross-functional (Operations + Producto + Dev + QA + Comercial…)
• hay rebotes (“esto no es mío”), escalados y urgencia constante
• el trabajo entra por demasiados sitios (emails, chats, llamadas, tickets…)
• se toman decisiones tarde o se reabren una y otra vez
• hay líderes técnicos con poca consistencia en gestión

Piloto recomendado (1º paso): Operations — Incidents & Escalations

El dolor típico

• tickets que rebotan entre equipos
• escalados por desesperación (“nadie decide”)
• reuniones largas que no cierran nada
• decisiones que se pierden en llamadas y luego se reabre el debate

Qué instalamos (mínimo viable)

En Teams, tres hábitos que lo cambian todo:

• DRI (responsable único): una persona que asegura avance y cierre (P1/P2 y decisiones clave)
• Cierre por escrito siempre (decisión + acciones + responsable + fecha)
• Escalado rápido cuando hay bloqueo real (10 min + cierre en Teams)

Scope (qué entra y qué no)

Entra

• flujo de incidentes/escalados (P1/P2 y los P3 que se vuelven crónicos)
• coordinación cross-team y handoffs
• cadencia mínima (ritmo semanal)
• decisiones y cierres visibles en Teams
• claridad de responsabilidades

Para proteger foco y resultados, el piloto se mantiene deliberadamente pequeño

No entra (para que el piloto no se convierta en infinito)

• reestructurar equipos “a lo grande”
• cambiar herramientas core (Jira/ServiceNow/etc.) si ya existen
• formación genérica sin casos reales
• “perseguir” a todo el mundo: el sistema debe hacerlo fácil

Plan 30 días (qué pasa semana a semana)

Semana 1 — Baseline + setup + quick wins

• 6–10 conversaciones breves (dirección, líderes, equipo operativo)
• baseline de señales (3 métricas-lite)
• setup Teams (canal, plantillas, reglas mínimas)
• 2 quick wins inmediatos (meeting reset / cierres / ownership)

Entregable: Friction Map (1 página) + “qué cambiamos ya”.

Semana 2 — Piloto en marcha (ritmo mínimo)

• arrancamos cadencia semanal corta (30–45 min) solo para cross-team
• definimos DRI por tipo de incidencia y decisión
• aplicamos cierre por escrito obligatorio y registro de decisiones
• escalado de 10 min cuando hay bloqueo real

Objetivo: que el flujo empiece a “respirar” sin añadir burocracia.

Semana 3 — Ajuste + consistencia de líderes

• afinamos reglas (lo que funciona se queda, lo que no, fuera)
• coaching “en caliente” a líderes:
  • cómo cerrar decisiones
  • cómo delegar sin soltar el tema
  • conversaciones difíciles cuando hay fricción

Objetivo: consistencia, no heroísmo.

Semana 4 — Estándar + handoff limpio

• consolidamos el estándar (Ways of Working aplicado a este flujo)
• dejamos listo el paquete para escalarlo a otro flujo/área
• revisión ejecutiva (30 min) para decidir expansión o ajustes

Entregable: one-pager “Pilot Results + Next 30 days”.

Governance (quién decide y cómo se escala)

Para que esto funcione, definimos una gobernanza ligera:

• Sponsor (dirección): desbloquea y decide cuando hay trade-offs
• Pilot Owner (Operations Lead): responsable del resultado del piloto
• DRIs por área: responsables de P1/P2 y decisiones de su dominio
• Ritmo de revisión:
  • semanal (operativo)
  • quincenal o mensual (dirección, 30 min)

Regla de oro: si hay bloqueo real, se escala rápido, se decide y se deja cierre en Teams.

Cómo se ve en Teams (Teams-native)

• 1 canal dedicado (p. ej. #ops-incidents-escalations)
• plantillas fijadas (pinned): close-out, decision log, escalado
• convención simple para P1/P2 (para que todo el mundo lo entienda)
• cierres escritos siempre: qué / quién / cuándo

(No reinventamos herramientas: Teams es la “capa” de coordinación y trazabilidad.)

Cómo lo medimos (measurement-lite)

Medimos baseline en semana 1 y revisamos tendencia semanal:

• Tiempo hasta decisión (no hasta solución)
• Rebotes por incidencia/tema (cambios de responsable/equipo)
• % de cierres por escrito (decisión + acciones + responsable + fecha)
• (Opcional) % de reuniones con close-out publicado

Qué te llevas (en 30 días)

• flujo de incidencias/escalados con responsabilidades claras
• decisiones visibles y trazables en Teams
• reuniones más cortas y con cierre
• menos rebotes y escalados por frustración
• líderes más consistentes (sin microgestión)

Y lo más importante: un estándar replicable para el siguiente flujo.

Otros pilotos posibles (cuando el primero ya funciona)

Si Operations se estabiliza, los siguientes pilotos típicos son:

Cross-functional Handoffs (Producto ↔ Dev ↔ QA ↔ Ops)

Reducir rebotes y malentendidos con acuerdos mínimos, Definition of Done y escalado claro.

Meeting Reset (dirección y managers)

Menos reuniones, mejores reuniones: agenda, timebox, cierre por escrito y decisiones con owner.

Contacto

Si me das 20 minutos de contexto, te propongo el piloto más rentable (flujo + owners + señales) y te envío un one-pager listo para ejecutar.

Escríbeme → mailto:tu@email.com