Playbooks & Templates

Índice (las 5 plantillas clave)

1. Cierre por escrito (Close-out)
   Decisiones + acciones + responsables + fechas, en 60 segundos.
2. Registro de decisiones + DRI (Decision Log)
   Trazabilidad: qué se decide, por qué, quién lo lidera y qué sigue (sin reabrir debates).
3. Prioridades semanales: Top 3 + Lo que se pausa (Weekly Priorities)
   Foco real, menos urgencia falsa y dependencias visibles.
4. Protocolo de escalado 10 min (Escalation Protocol)
   Bloqueo real → decisión rápida → cierre por escrito → a ejecutar.
5. 1:1 de liderazgo (Leader 1:1)
   Foco, feedback y bloqueos sobre la mesa sin microgestión.

Orden recomendado: Close-out → Decision Log → Weekly Priorities → Escalation → 1:1.

1) Cierre por escrito (Close-out)

Para qué sirve
Convierte reuniones e hilos en decisiones cerradas: acciones claras, responsables definidos y fechas. Reduce debates que se reabren y reuniones repetidas.

Cuándo usarla

• Al final de cualquier reunión (especialmente cross-team)
• Cuando un hilo se alarga y hay que cerrar
• Siempre que haya decisiones, acciones o bloqueos

Cómo usarla (1 minuto)

1. Copia y pega el bloque de abajo donde se haya trabajado el tema (Teams, Slack, Notion o email interno).
2. Rellénalo en 3–6 líneas (máximo).
3. Añade responsable (DRI) y fecha. Sin eso, no cuenta.

✅ CIERRE POR ESCRITO (Close-out)

Tema:
Fecha:
Participantes clave:

DECISIONES (máx. 3)
1) Decisión:
   Motivo (1 línea):
   Responsable (DRI):

2) Decisión:
   Motivo (1 línea):
   Responsable (DRI):

ACCIONES (máx. 5)
- [ ] Acción:
      Responsable:
      Fecha:

- [ ] Acción:
      Responsable:
      Fecha:

BLOQUEOS / DEPENDENCIAS (si aplica)
- Bloqueo:
  Quién desbloquea:
  Para cuándo:

PRÓXIMO CHECKPOINT
- Cuándo:
- Objetivo:

Regla: si no hay responsable + fecha, no existe. Si no hay cierre, no está cerrado.

Resultado esperado (señales rápidas)

• Menos reuniones “para lo mismo”
• Decisiones más rápidas y trazables
• Menos fricción por “yo entendí otra cosa”

2) Registro de decisiones + DRI (Decision Log)

Para qué sirve
Evita reabrir debates (“yo entendí otra cosa”), acelera decisiones cross-team y deja trazabilidad: qué se decidió, por qué, quién lo lidera y desde cuándo.

Cuándo usarla

• En decisiones cross-functional (Operations ↔ Producto ↔ Dev ↔ QA ↔ Comercial)
• Cuando hay trade-offs reales (impacto en clientes / costes / plazos)
• Cuando un tema lleva días en bucle o “depende de alguien”
• En P1/P2 y cambios relevantes (si aplica)

Cómo usarla (2–3 minutos)

1. Copia y pega el bloque.
2. Completa solo lo esencial (máx. 8–10 líneas).
3. Asegura DRI + fecha + criterio de éxito.
4. Añade el link al hilo/reunión (si existe).

Definición rápida: DRI = responsable único que asegura avance y cierre (no tiene que hacerlo todo, pero sí que se cierre).

🧾 REGISTRO DE DECISIÓN (Decision Log)

Título de la decisión:
Fecha:
Contexto (1 frase):

DECISIÓN (qué se decide, 1–2 líneas)
-

POR QUÉ (criterio / trade-off, 1–2 líneas)
-

DRI (responsable único):
Participan / consultados (opcional):
Impacto (cliente / coste / plazo) (opcional):

ALTERNATIVAS CONSIDERADAS (máx. 2)
1)
2)

CRITERIO DE ÉXITO (cómo sabremos que fue buena decisión)
-

SIGUIENTE PASO (acción inmediata)
- Acción: 
  Responsable:
  Fecha:

LINKS (hilo, ticket, documento) (opcional):
-

Regla: una decisión sin DRI y sin el siguiente paso no está tomada.

Resultado esperado (señales rápidas)

• Menos decisiones que se reabren
• Menos “rebotes” entre equipos
• Más velocidad en ejecución (porque el “por qué” queda claro)

Mini checklist (para mantenerlo “ligero”)

Antes de publicar, pregunta:

• ¿Está claro qué se decide?
• ¿Está claro quién es DRI?
• ¿Hay siguiente paso con fecha?
• ¿El “por qué” cabe en 1–2 líneas?

Si es así, está perfecto.

3) Prioridades semanales: Top 3 + Stop Doing (Weekly Priorities)

Para qué sirve
Reduce “todo es urgente”, evita multitarea infinita, alinea a los equipos en remoto y reduce desgaste. En 10 minutos, deja claro qué se hace, qué no, y qué bloqueos hay.

Cuándo usarla

• Cada lunes (o inicio de semana) por equipo
• Antes del weekly cross-team (Operations/Producto/Dev/QA)
• Cuando hay semanas caóticas o cambios de prioridades constantes

Cómo usarla (10 minutos)

1. El equipo define Top 3 (máximo 3, de verdad).
2. Define Stop Doing (qué se pausa para poder cumplir).
3. Asigna DRI y una “definition of done” mínima.
4. Publica y revisa el viernes con 3 líneas de cierre.

📌 PRIORIDADES SEMANALES (Top 3 + Stop Doing)

Semana:
Equipo:
DRI de la semana (coordinación):

TOP 3 (máximo 3)
1) Prioridad:
   Resultado esperado (Definition of Done, 1 línea):
   DRI:
   Fecha objetivo:

2) Prioridad:
   Resultado esperado (Definition of Done, 1 línea):
   DRI:
   Fecha objetivo:

3) Prioridad:
   Resultado esperado (Definition of Done, 1 línea):
   DRI:
   Fecha objetivo:

STOP DOING (para poder cumplir el Top 3)
- Pausamos / no abordamos esta semana:
1)
2)
3)

DEPENDENCIAS / BLOQUEOS (solo los reales)
- Bloqueo:
  Quién desbloquea:
  Para cuándo:

CHECK-IN (2 min)
- ¿Algo cambia el Top 3? (sí/no). Si sí: qué y por qué (1 línea).

CIERRE VIERNES (3 líneas)
- Qué se completó:
- Qué no y por qué:
- Qué arrastramos a la semana siguiente:

Regla de oro

Si todo es Top 3, nada es Top 3. El “Stop Doing” no es opcional: es la forma de cortar urgencia falsa.

Resultado esperado (señales rápidas)

• ↓ context switching
• ↑ claridad y predictibilidad
• ↓ estrés por urgencia falsa
• ↑ coordinación cross-team

4) Escalado rápido 10 min (Escalation Protocol)

Para qué sirve
Cuando hay un bloqueo real, este protocolo evita reuniones infinitas y escalados emocionales. La idea es simple: decidir rápido, dejar rastro y seguir ejecutando.

Cuándo usarla

• Un tema está bloqueado y afecta a más de un equipo
• Nadie sabe quién decide / hay trade-offs
• Se está “rebotando” el tema o ya hay escalado por frustración
• Incidencias P1/P2 o dependencias críticas (release, cliente, operación)

Regla de activación (simple)
Si un tema está bloqueado más de X horas (según empresa) → Escalado 10 min.

🚨 ESCALADO RÁPIDO (10 min)

Tema / Incidencia:
Nivel (P1/P2/otro):
Contexto (1 frase):

BLOQUEO (qué impide avanzar, 1–2 líneas)
-

QUÉ NECESITAMOS DECIDIR (1 línea)
-

OPCIONES (máx. 2)
A)
B)

RECOMENDACIÓN (si aplica, 1 línea)
-

QUIÉN DECIDE (Decisor):
DRI (responsable único):
Equipos implicados (opcional):

DECISIÓN (se rellena tras la llamada)
- Decisión:
- Motivo (1 línea):
- Riesgos aceptados (si aplica):

SIGUIENTE PASO (acción inmediata)
- Acción:
  Responsable:
  Fecha/hora:

CIERRE
- Se publica este cierre en el canal/hilo correspondiente.
- Si no hay DRI + fecha, no está cerrado.

Cómo se usa (paso a paso)

1. Se marca “bloqueo” y se pega la plantilla en el hilo/canal.
2. Llamada de 10 min con: decisor + DRI + quien bloquea (máx. 4 personas).
3. Se decide A/B (o siguiente paso) y se publica el cierre.

Microreglas que lo hacen funcionar

• No se escala para “explicar”: se escala para decidir.
• Si no está claro quién decide, se define antes de llamar.
• Una vez decidimos, no se reabre salvo dato nuevo (y se documenta cuál).

5) 1:1 de líderes (Leader 1:1)

Para qué sirve
Da consistencia a líderes y reduce micromanagement: foco, seguimiento, feedback y desarrollo con un formato simple.
Un buen 1:1 evita incendios porque detecta bloqueos y fricción antes de que escalen.

Cuándo usarla

• Semanal (ideal) o quincenal, 30–45 min
• Siempre con agenda compartida (aunque sea mínima)
• Especialmente útil en remoto/híbrido

Cómo usarla (3 reglas)

1. El 1:1 es del colaborador (70%) y del líder (30%).
2. Todo lo que salga con acción, se cierra con owner + fecha.
3. El feedback no se guarda para “performance”: se da en el momento.

🤝 1:1 (Leader 1:1)

Persona:
Líder:
Fecha:
Cadencia: semanal / quincenal
Objetivo del 1:1 (1 línea):

1) CHECK-IN (2 min)
- Energía (1–10):
- ¿Algo importante fuera del trabajo que deba saber? (sí/no)

2) FOCO DE LA SEMANA (10 min)
- Top 3 del colaborador:
  1)
  2)
  3)
- ¿Qué está bloqueando o frenando?

3) BLOQUEOS / DEPENDENCIAS (10 min)
- Bloqueo:
  Qué necesito:
  Quién desbloquea:
  Para cuándo:

4) PROGRESO Y EXPECTATIVAS (10 min)
- ¿Qué va bien? (1 ejemplo)
- ¿Qué hay que ajustar? (1 ejemplo)
- Expectativa clara para la próxima semana (1 línea)

5) FEEDBACK (5–8 min)  (usar 1 de los 2 formatos)
- START: qué empezar a hacer
- STOP: qué dejar de hacer
- CONTINUE: qué mantener

o bien:

- Observación (hechos):
- Impacto:
- Petición concreta:

6) DESARROLLO (5 min)
- ¿Qué quieres aprender/mejorar este mes?
- ¿Qué apoyo necesitas de mí?
- Próximo paso (pequeño y realista):

7) DECISIONES / ACUERDOS (si aplica)
- Decisión:
  Motivo (1 línea):
  Responsable (DRI):
  Fecha:

8) NEXT STEPS (cierre)
- [ ] Acción — Responsable — Fecha
- [ ] Acción — Responsable — Fecha

Regla: si no hay Responsable + fecha, no existe.

Mini-guía para líderes

• No conviertas el 1:1 en status meeting: el status va en async; aquí se habla de foco, bloqueos y decisiones.
• Una conversación difícil a tiempo evita semanas de tensión.
• Si el colaborador no trae temas, empieza por: “¿Qué te está costando decirme?”

Señales de que el 1:1 está funcionando

• ↓ sorpresas
• ↑ claridad de expectativas
• ↑ autonomía
• ↑ confianza y conversaciones difíciles mejor llevadas

Contacto

Adapto estas plantillas a vuestro contexto (Teams + flujos + cadencias) y te envío un mini kit listo para implantar en 24h.

Escríbeme → mailto:tu@email.com